Met één druk op de knop afrekenen met kritiek op je manuscript
Wie een boek schrijft, moet rekenen op kritiek. Die komt meestal in de vorm van een Word-document met wijzigingen van meelezers of een redacteur. Hoe kom je aan die wijzigingen, en hoe kom je er vanaf?
Ik heb een haat-liefde-verhouding met Word sinds het moment dat ik het programma ging gebruiken. De reden was al dubieus: ik deed het omdat iedereen het deed. En dat is eigenlijk nog steeds zo. De tekstverwerker heeft te veel mogelijkheden, die ik nooit kan vinden als ik ze dringend nodig heb. Dat ligt vast niet alleen aan mij, want iedereen die ik over Word spreek, gaat met zijn ogen rollen. Dat gebeurt bijvoorbeeld als ik auteurs uitleg hoe de redactiefunctie werkt, het onmisbare maar onbegrepen gereedschap dat ook bekend staat als Wijzigingen bijhouden.
Het is even doorbijten, maar als je eenmaal weet hoe het werkt, doe je jezelf en iedereen die met je samenwerkt een groot plezier. Ik leg hier niet uit waar je alle knoppen kunt vinden, want dat verschilt per versie. Ik beperk me tot drie functies die veel schrijvers nog niet kennen.
Bloederig slagveld
Als je Wijzigingen bijhouden aanzet en veranderingen aanbrengt in een tekst, dan verandert je scherm in een bloederig slagveld van rode teksten, strepen en opmerkingen. Zo kan ik niet werken. Als ik een manuscript redigeer, dan wil ik dat de tekst er even rustgevend uitziet als een geploegde akker. Daar hebben de Wordnerds iets op bedacht. Ga daarvoor op zoek naar de knop Alle markeringen. Als je daarop drukt, krijg je een dropdownmenu te zien waarin je bijvoorbeeld Geen markeringen kunt kiezen. En plotseling is je scherm weer opgeruimd, terwijl de wijzigingen nog steeds worden bijgehouden op de achtergrond.
Wie deed wat?
Ik ontvang regelmatig een manuscript waaraan door meerdere mensen is gesleuteld. Op het eerste gezicht is het onmogelijk om de chaotische lijnen en teksten te ontrafelen. Er is gelukkig een manier om te achterhalen wie wat heeft uitgespookt. Daarvoor moet je op zoek gaan naar de knop Opties voor markeringen, dat een menu oplevert met een paar submenu’s. Daarin kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen Opmerkingen te zien, of alleen wijzigingen die met de opmaak te maken hebben. Ook kun je daar in een van de submenu’s de wijzigingen van specifieke mensen (Revisoren) selecteren.
Luchtverkeersleiders
Voor de voorgaande twee opties verdienen de jongens en meiden van Microsoft een compliment, maar helaas verpesten ze het met de mogelijkheden om wijzigingen in een document op een aantrekkelijke manier goed te keuren of af te wijzen.
Voor het beoordelen van wijzigingen moet je werken in een scherm waarin niet alleen het manuscript (waarschijnlijk boordevol rood onderstreepte woorden) zichtbaar is, maar ook twee kolommen waarin de wijzigingen staan. Een manuscript waar veel aan is veranderd, levert dan een beeldscherm op waarop alleen een luchtverkeersleider zijn weg kan vinden. Je hebt dan twee mogelijkheden om de wijzigingen te beoordelen. De eerste mogelijkheid is om er een loep bij te pakken en alle wijzigingen een voor een te bestuderen. De tweede mogelijkheid is om een deel van de wijzigingen tijdelijk uit te zetten (via Opties voor markeringen) en bijvoorbeeld eerst alleen de opmerkingen te bestuderen, en pas daarna andere soorten wijzigingen.
Vervolgens moet je wijzigingen natuurlijk af- of goedkeuren. Dat kun je wijziging voor wijziging doen, maar het is ook mogelijk om meerdere wijzigingen tegelijkertijd te beoordelen. Selecteer bijvoorbeeld een alinea of een paragraaf, en Accepteer of Weiger de wijzigingen. Het is zelfs mogelijk om met een druk op te knop af te rekenen met alle kritiek op je boek, door alle wijzigingen in het bestand te accepteren of te weigeren. Wat je ook kiest, dat ruimt lekker op.